Ein allgemeiner Ansatz für den Aufbau eines Genehmigungsprozess-Workflows

Ein Genehmigungsprozess ermöglicht es einem Prüfer, eine Einreichung, einen Eintrag, eine Registrierung oder eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen. Diese Anleitung bietet eine allgemeine Richtlinie zum Aufbau eines Workflows. Beachten Sie, dass ein Genehmigungsprozess mit einem Formular beginnt. Um loszulegen, erstellen Sie Ihr erstes Webformular mit Jotform.

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So erstellen Sie einen Genehmigungsprozess-Workflow

Mit Jotform Workflows können Sie ganz einfach einen Genehmigungsprozess erstellen. Sie können Ihre Online-Formulare in individuell angepasste, automatisierte Genehmigungsabläufe verwandeln, ohne programmieren zu müssen. Ziehen Sie einfach per Drag-and-Drop Genehmiger, E-Mails, bedingte Verzweigungen und mehr in Ihren Genehmigungsprozess.

Einen Genehmigungsprozess erstellen

1. Gehen Sie im Formular-Generator oben zu Einstellungen.

2. Gehen Sie links zu Workflow und wählen Sie dann Workflow erstellen aus.

Dies öffnet den Workflow-Generator, in dem Sie beginnen können, Ihren Ablauf anzupassen.

Hier ist ein Demo-Formular, um einen einfachen Genehmigungsprozess mit Jotform Workflows auszuprobieren. Um mehr zu erfahren, lesen Sie Wie man einen Genehmigungsprozess mit Jotform Workflows erstellt.

Die alte Methode zur Erstellung eines Genehmigungsprozess-Workflows

ImFolgenden finder Sie einige wichtige Funktionen und Optionen, die Sie nutzen können, um einen alternativen Genehmigungsprozess selbst zu erstellen. Hier ist ein typisches Anwendungsbeispiel, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie es funktioniert:

1. Der Kunde reicht ein Formular ein.
2. Manager A erhält es per E-Mail und überprüft den Eintrag.
3. Manager A bestätigt und genehmigt es, indem ir die Einreichung bearbeitet und erneut einreicht.
4. Manager B (oder eine andere Person) erhält eine weitere E-Mail nach der Genehmigung durch Manager A.
5. Der Kunde erhält eine E-Mail darüber, ob sein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

In dem oben beschriebenen Szenario sind die E-Mails ein entscheidender Bestandteil. Unabhängig davon, wie lange der Genehmigungsprozess dauert (z. B. wenn zwei oder mehr Manager die Einreichung prüfen und bewerten müssen), läuft alles darauf hinaus, den vorgesehenen Empfänger zu benachrichtigen, bevor oden nachdem eine Einreichung genehmigt oder abgelehnt wird.

Theoretisch sind dies alle Funktionen, die Sie benötigen, um dies umzusetzen:

• Ein verstecktes Feld dient als Genehmigungsstatus. Ein Dropdown-Menü wird empfohlen.
• Benachrichtigungen werden verwendet, um Manager, Mitarbeiter oder andere Personen, die im Genehmigungsprozess benötigt werden, per E-Mail zu informieren.
• Autoresponder werden verwendet, um E-Mails an Ihre Kunden zu senden. Sie können verschiedene Autoresponder-Vorlagen für genehmigte oder abgelehnte Kunden erstellen.
• Formularseiten-URL abrufen wird bei Bedarf mit Bedingungen und einem Unterschriftenfeld als Teil des Genehmigungsprozesses verwendet.
• Der Bearbeitungslink der Übermittlung wird zusammen mit bedingter Logik verwendet, um eine Aktion basierend auf der URL auszulösen, auf der das Formular ausgefüllt wird.
• Bedingte Logik wird das Herzstück des gesamten Workflows sein.

Um den Genehmigungsprozess einzurichten

1. Fügen Sie im Formular-Generator ein Dropdown-Element zu Ihrem Formular hinzu, das die Optionen Genehmigt und Abgelehnt enthält.

2. Fügen Sie ein Unterschrift-Element zu Ihrem Formular hinzu, wenn Ihr Genehmigungsprozess eine elektronische Unterschrift von den Genehmigenden erfordert. Sie können auch eines der Unterschrifts-Widgets verwenden.

3. Fügen Sie Ihrem Formular ein Get Form Page URL Widget hinzu.

4. Richten Sie Ihre Benachrichtigungen und Autoresponder nach Ihren Wünschen ein. Diese E-Mail-Vorlagen werden später mit bedingter Logik verwendet.

5. Fügen Sie den Bearbeitungslink der Einreichung in Ihre E-Mails für die Prüfer ein.

6. Konfigurieren Sie Ihre Autoresponder so, dass E-Mails automatisch versendet wenden, wenn eine Übermittlung bearbeitet wird.

7. Abschließend richten Sie Ihre bedingte Logik ein.

Die Bedingungen hängen stark davon ab, wie Sie möchten, dass Ihr Genehmigungsprozess funktioniert. Hier sind einige mögliche Szenarien und die notwendigen Bedingungen, um sie umzusetzen:

• Um dem Formularabsender nach Genehmigung oder Ablehnung eine automatische Antwort-E-Mail zu senden, verwenden Sie eine Bedingung zum Ändern des E-Mail-Empfängers. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mails bedingt versenden.
• Um die versteckten Felder für den Genehmigungsstatus und die Unterschrift anzuzeigen, sobald der Genehmiger den Eintrag über den Link zur Bearbeitung der Übermittlung aufruft, verwenden Sie eine Feld anzeigen/verbergen-Bedingung. Weitere Informationen finden Sie unten So zeigen oder verbergen Sie Formularfelder beim Bearbeiten von Übermittlungen.

Hier ist ein Demo-Formular, um zu sehen, wie es aussieht. Da dies ein recht fortgeschrittenes Thema ist, wird empfohlen, dass Sie mit der Funktionsweise von Bedingungen vertraut sind. Um es besser zu verstehen, können Sie das Demo-Formular klonen.