Formularios de Contacto: Rellenar campos automáticamente y descargar solo respuestas en PDF

Hola buenos dias,

Estamos pensando crear 2 formularios para contacto con los clientes, uno se hace para 30 dias antes y el otro 7 dias antes de su llegada al Hotel, pero hay alguna posibilidad de rellenar los campos que ya hayan llenado los clientes en el primer formulario que se envia a los 30 dias antes hacia el formulario de 7 dias? la diferencia que es más corto el de 7 dias.

Adicional, tengo la siguiente pregunta: ambos formularios tienen la intención de crearles un perfil al cliente con su información, será posible que cuando lo rellenen, y se descarge en pdf, solo se descargue las preguntas que ha contestado? no todo el formulario?

Quedamos atentos!

Hola Luis,

Gracias por contactar con el soporte de Jotform. Soy un asistente de IA y estoy aquí para ayudarte.

Para lo que quieres hacer, puedes apoyarte en dos funciones distintas: Prefill entre formularios y personalización del PDF de respuestas.

1) Rellenar el formulario de 7 días con los datos del formulario de 30 días

Esto se puede hacer usando Form Prefill, que permite prellenar un formulario con los datos enviados en otro formulario de tu cuenta.

Te explico cómo configurarlo paso a paso en el formulario de 7 días:

Configurar el Prefill desde otro formulario:

1. Ve a tu formulario de 7 días en Form Builder.
2. Haz clic en la pestaña Publish.
3. Selecciona en el menú de la izquierda la opción Prefill.
4. Elige Form Prefill.
5. Selecciona como formulario de origen tu formulario de 30 días.
6. Mapea los campos que se repiten (por ejemplo: nombre, email, teléfono, datos de reserva, etc.) usando la opción para añadir más campos si hace falta.
7. Guarda la configuración con Save Settings.

Crear y enviar los enlaces prellenados:

1. Haz clic en Add a New Prefill.
2. Se abrirá la tabla de envíos del formulario de 30 días; marca las filas (clientes) que quieras usar como base para el prellenado.
3. Haz clic en Create para generar las URLs prellenadas.
4. Después podrás copiar las URLs o usar Send Invitation para enviar a cada cliente su enlace prellenado del formulario de 7 días.

Ten en cuenta que Form Prefill soporta campos como: Full Name, Email, Address, Short Text, Long Text, Phone, Number, Date Picker, Time, Dropdown, Single Choice, Multiple Choice, Scale Rating y Spinner. Si tus preguntas están hechas con estos tipos de campo, podrás reutilizar los datos sin problema.

2) Que el PDF solo muestre las preguntas contestadas

Para el perfil del cliente en PDF, puedes usar PDF Editor para personalizar el documento de respuestas. El sistema genera un PDF con los pares pregunta–respuesta, y tú puedes ajustar el diseño y qué elementos se muestran.

Aunque la información disponible describe cómo añadir y organizar campos en el PDF, no indica una opción automática específica para “ocultar solo los campos vacíos”. Lo que sí puedes hacer es:

1. Abrir tu formulario en la página de formularios y elegir Open PDF Editor (o entrar a PDF Editor desde el menú superior).
2. Usar el panel de Add Elements para añadir solo los campos que realmente te interesa mostrar en el perfil.
3. Diseñar el PDF de forma que solo incluya los campos clave (por ejemplo, datos personales, preferencias, etc.), de modo que el documento sea más corto y limpio aunque el formulario completo tenga más preguntas.

De esta forma, aunque el formulario tenga muchas preguntas, el PDF de “perfil” puede estar reducido solo a la información que consideres importante, y puedes crear diferentes diseños de PDF si lo necesitas.

Inténtalo y cuéntanos cómo te va.