Schritte zur Erstellung eines Event-Marketingplans
- Erfolg definieren
- Identifizieren Sie Ihre Veranstaltungszielgruppe
- Erstellen Sie eine conversion-optimierte Event-Seite
- Registrierung einrichten und Bestätigung
- Fügen Sie ein optionales Gratisangebot hinzu (optional, aber wirkungsvoll).
- Nutzen Sie E-Mail als primären Konversionstreiber.
- Nutzen Sie soziale Medien, um Aufmerksamkeit und Engagement zu fördern.
- Partner, Referenten und Community-Netzwerke aktivieren
- Nutzen Sie bezahlte Werbung strategisch
- Planen Sie Ihre Inhalte vor der Veranstaltung
Die meisten Veranstalter verbringen Monate mit der Logistik und Tage mit dem Marketing. Es beginnt mit der sorgfältigen Auswahl des Veranstaltungsortes, der Redner, Sponsoren, des Programms und vielem mehr. Dann, fast beiläufig, kommt die Frage auf, die darüber entscheidet, ob das alles überhaupt von Bedeutung ist: Wie gewinnen wir die richtigen Leute dafür?
Das ist der häufigste Grund, warum gut geplante Veranstaltungen hinter den Erwartungen zurückbleiben – und er ist völlig unvermeidbar. Ein Event-Marketingplan ist mehr als eine Checkliste; er ist ein System, das Ihnen hilft, Ihre Zielgruppe zu identifizieren, Ihren Vertriebstrichter aufzubauen und Beziehungen zu den Veranstaltungsteilnehmern zu pflegen. Richtig umgesetzt, steigert er die Effektivität aller anderen Elemente Ihrer Veranstaltung.
Für kleine Unternehmen und gemeinnützige Organisationen ist diese Struktur umso wichtiger. Bei begrenztem Zeit- und Budgetrahmen können Sie es sich nicht leisten, zu raten, welche Kanäle funktionieren oder welche Botschaften Anklang finden. Sie brauchen einen Plan, der Ihre Energie auf das konzentriert, was tatsächlich Ergebnisse bringt. Und wenn Sie Online-Formulare zur Unterstützung dieses Plans verwenden, wird alles besser integriert und automatisiert.
Im Folgenden erläutern wir 10 praktische Schritte, die Ihnen helfen, Ihre Botschaft zu verdeutlichen, die richtigen Kanäle auszuwählen und Ihre Veranstaltung selbstbewusst zu bewerben.
Bevor Sie beginnen, wählen Sie Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe.
Wenn Sie Sofort mit der Werbung für Ihre Veranstaltung beginnen, riskieren Sie unzusammenhängende Botschaften und verschwendetes Budget. Definieren Sie stattdessen zunächst, wie Erfolg aussieht und wen Sie erreichen möchten.
Schritt 1: Erfolg definieren
Eine erfolgreiche Veranstaltung kann je nach den Zielen Ihrer Organisation Unterschiedliches bedeuten. Entscheidend ist, ein Hauptziel festzulegen, das Ihre Marketingentscheidungen leitet.
Zu den gängigen Zielen im Eventmarketing gehören
- Generierung qualifizierter Leads
- Ticketverkauf oder Maximierung der Anmeldezahlen
- Kundenbindung oder Vertiefung der Kundenbeziehungen
- Geschäftspartnerschaften oder Sponsoren sichern
- Produktvorführungen oder Beratungen im Fahrdienst
Auch wenn Ihre Veranstaltung mehrere Ziele verfolgen mag, sollte Ihr Marketingplan ein Hauptziel priorisieren. Wenn Ihr primäres Ziel beispielsweise die Leadgenerierung ist, sollten Ihre Botschaften, die Felder des Anmeldeformulars und die Follow-up-E-Mails darauf ausgelegt sein, diese Leads zu qualifizieren und zu erfassen.
Pro Tip
Wenn Sie Ihr Hauptziel festgelegt haben, identifizieren Sie die Kennzahl, die es am besten widerspiegelt. Darauf richten Sie Ihr Eventmarketing aus. Für die meisten Veranstaltungen sind die folgenden KPIs ein guter Ausgangspunkt:
- Konversionsrate der Landingpage: Prozentsatz der Besucher, die sich registrieren
- Registrierungen nach Kanal (UTMs): Welche Quellen generieren Anmeldungen (E-Mail, soziale Medien, Partner, bezahlte Anzeigen)?
- Anwesenheitsquote: Prozentsatz der Angemeldeten, die erscheinen
- Engagement: Messgrößen der Interaktion während der Veranstaltung (Teilnahme an Frage- und Antwortrunden, Antworten auf Umfragen, Klicks auf wichtige Links, Chat-Aktivität)
- Ergebnis-KPI: Das Ergebnis, das Ihnen wichtig ist (gebuchte Meetings, Verkäufe, Demos, Spenden, Anmeldungen)
Schritt 2: Identifizieren Sie Ihre Veranstaltungszielgruppe
Die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung ist fast immer ein kleinerer Ausschnitt Ihres Gesamtmarktes. Anstatt beispielsweise Kleinunternehmer anzusprechen, könnte Ihre Zielgruppe beispielsweise folgende sein:
- Lokale Restaurantbesitzer in Ihrer Stadt
- Geschäftsführer von gemeinnützigen Organisationen im Gesundheitswesen
- Erstkäufer von Wohneigentum unter 35 Jahren
- Bestehende Kunden, die innerhalb des letzten Jahres eingekauft haben
- Interessenten, die eine bestimmte Ressource heruntergeladen haben
Je genauer Ihre Zielgruppe definiert ist, desto einfacher wird es, Botschaften zu formulieren, die Anklang finden, und die richtigen Werbekanäle auszuwählen.
Sobald Sie Ihre Zielgruppe definiert haben, können Sie Ihr Anmeldeformular so anpassen, dass relevante Fragen gestellt, Antworten segmentiert und Folge-E-Mails personalisiert werden, anstatt allen die gleiche allgemeine Nachricht zu senden.
Erstellen Sie den Event-Funnel (die drei unverzichtbaren Elemente)
Jetzt gilt es, die Infrastruktur aufzubauen, die Interesse in tatsächliche Teilnehmer verwandelt. Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie gemeinnützigen Organisationen kommt es dabei auf drei Dinge an: eine Veranstaltungsseite mit hoher Konversionsrate, einen reibungslosen Anmeldeprozess und (optional) die Möglichkeit, sich für den Aufbau einer E-Mail-Liste anzumelden.
Schritt 3: Erstellen Sie eine konversionsoptimierte Veranstaltungsseite
Ihre Veranstaltungswebsite wird das Zentrum all Ihrer digitalen Marketingaktivitäten sein, daher ist eine gelungene Gestaltung unerlässlich. Hierhin leiten Sie Interessierte weiter, die mehr über die Veranstaltung erfahren möchten, und präsentieren die Veranstaltungsdetails sowie die Vorteile einer Teilnahme.
Statt Informationen in einen Topf zu werfen, konzentrieren Sie sich auf Klarheit und Konversion. Eine gelungene Veranstaltungsseite beinhaltet:
- Klares Nutzenversprechen: Für wen ist die Veranstaltung gedacht und welchen Nutzen haben die Teilnehmer davon?
- Programmpunkte: Wichtige Sitzungen, Workshops oder Erlebnisse
- Referenten und Ehrengäste: Fügen Sie kurze, glaubwürdigkeitsfördernde Biografien hinzu.
- FAQ-Bereich: Lage, virtueller Zugang, Rückerstattungen, Barrierefreiheit, Parken usw.
- Preise und Fristen: Frühbucherfristen, gestaffelte Preise oder Spendenstufen
- Primärer Handlungsaufruf (CTA): Ein gut sichtbarer Button mit der Aufschrift Jetzt registrieren oder Platz reservieren.
- Vertrauenssignale: Erfahrungsberichte, Sponsorenlogos, Partnerorganisationen, Fotos vergangener Veranstaltungen usw.
Ihre Botschaft sollte die zuvor definierte Zielgruppe widerspiegeln. Wenn Sie Führungskräfte gemeinnütziger Organisationen ansprechen, könnten Sie die Übereinstimmung mit der Mission, praktische Erkenntnisse und Möglichkeiten zur Vernutzung mit Kollegen anstelle allgemeiner Geschäftssprache betonen.
Sie möchten die Anmeldung so einfach wie möglich gestalten. Mit dem Formulargenerator und der Formulareinbettungsfunktion von Jotform können Sie Ihr Registrierungsformular direkt auf der Seite einfügen, sodass sich Besucher anmelden können, ohne die Seite verlassen zu müssen.
Schritt 4: Registrierung und Bestätigung einrichten
Ein Anmeldeformular ist mehr als nur ein Datenerfassungsinstrument; es ist der Beginn Ihres Teilnehmererlebnisses.
Ihr Registrierungsprozess sollte mindestens Folgendes umfassen:
- Unmittelbar nach dem Absenden erscheint eine eindeutige Bestätigungsmeldung.
- Eine Bestätigungs-E-Mail mit Veranstaltungsdetails
- Ein Kalenderlink (.ics-Datei oder Google Kalender-Link)
- Erinnerungs-E-Mails kurz vor dem Ereignis
- Eine Erklärung, was als Nächstes passiert (z. B. E-Mails prüfen, auf Aktualisierungen achten, der Community beitreten).
Ziel Ihres Registrierungsprozesses ist es, Nichterscheinen zu reduzieren und Vertrauen aufzubauen. Durch die Automatisierung des Prozesses stellen Sie sicher, dass niemand übersehen wird. Hier sind einige Tools, die Ihnen dabei helfen können:
- Jotform Autoresponder-E-Mails versenden automatisch Bestätigungen und Erinnerungen basierend auf Formularübermittlungen.
- Jotform Tables sorgt für eine zentrale und übersichtliche Verwaltung aller Daten, von Zahlungen und Haftungsausschlüssen bis hin zur Auswahl von Sitzungen.
Schritt 5: Fügen Sie ein kostenloses Opt-in-Angebot hinzu (optional, aber wirkungsvoll)
Wenn es zu Ihren Zielen gehört, eine langfristige Liste aufzubauen, sollten Sie erwägen, neben der Veranstaltungsanmeldung auch eine kostenlose Ressource anzubieten.
Beispiele hierfür sind:
- Eine Checkliste, um das beste aus der Veranstaltung herauszuholen
- Eine kuratierte Ressourcenliste
- Ein kurzer Leitfaden zur Bewältigung einer häufigen Herausforderung für das Publikum
Das funktioniert besonders gut, wenn einige Besucher noch nicht bereit sind, sich anzumelden. Anstatt sie zu verlieren, erfassen Sie ihre E-Mail-Adresse und können bis zur Veranstaltung weiterhin mit ihnen in Kontakt bleiben.
Platzieren Sie die Opt-in-Option strategisch:
- In der Seitenleiste Ihrer Veranstaltungsseite
- Als Pop-up- oder Exit-Intent-Angebot
- In Blogbeiträgen, die für die Veranstaltung werben.
Stellen Sie sicher, dass die kostenlose Ressource direkt auf die Ziele Ihrer Zielgruppe abgestimmt ist. Sie sollte sich wie eine logische Erweiterung der Veranstaltung anfühlen und nicht wie ein zufälliger Download.
Bewerben Sie Ihre Veranstaltung über die richtigen Kanäle.
Nachdem Ihre Veranstaltungsseite und der Anmeldeprozess eingerichtet sind, konzentrieren Sie sich nun auf die Sichtbarkeit. Das Ziel ist einfach: Präsentieren Sie sich regelmäßig auf den Kanälen, die Ihre Zielgruppe bereits nutzt.
Beginnen Sie mit einer kleinen Anzahl (2–4) von Kanälen, die Sie gut verwalten können, und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Schritt 6: Nutzen Sie E-Mail als primären Konversionstreiber
Für die meisten kleinen Organisationen ist E-Mail nach wie vor der effektivste Event-Marketingkanal. Sie erreichen Menschen, die Ihre Marke bereits kennen, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer Anmeldung steigt.
Eine einfache E-Mail-Sequenz könnte Folgendes beinhalten:
- Ankündigungs-E-Mail: Stellen Sie die Veranstaltung vor und heben Sie ihren Hauptnutzen hervor.
- Sprecher oder Agenda im Fokus: Interesse und Glaubwürdigkeit aufbauen.
- Erinnerungs-E-Mail: Auf Fristen oder begrenzte Plätze hinweisen.
- E-Mail zur letzten Chance: Erzeugen Sie Dringlichkeit, bevor die Registrierung endet.
Durch die Segmentierung Ihrer Liste können die Ergebnisse weiter verbessert werden. Zum Beispiel
- Senden Sie VIP-Einladungen an bestehende Kunden oder Spender.
- Die Kommunikation mit ehemaligen Teilnehmern individuell anpassen.
- Erstellen Sie partnerspezifische Versionen mit gemeinsam gebrandeten Botschaften.
Pro Tip
Durch die Integration von Jotform mit E-Mail-Diensten wie Mailchimp und HubSpot können Sie Ihre E-Mail-Listen optimal organisieren und Ihre Kunden regelmäßig kontaktieren.
Schritt 7: Soziale Medien für mehr Aufmerksamkeit und Engagement nutzen
Soziale Medien spielen eine andere Rolle als E-Mails. Sie schaffen Aufmerksamkeit, Begeisterung und soziale Beweise.
Anstatt allgemeine Ankündigungen zu veröffentlichen, sollten Sie verschiedene Formate mischen, wie zum Beispiel:
- Highlights der Redner oder Einblicke hinter die Kulissen
- Countdown-Beiträge und Fristerinnerungen
- Kurze Videoclips oder Erfahrungsberichte
- Interaktive Umfragen oder Frage-Antwort-Runden
- Nutzergenerierte Inhalte aus vergangenen Veranstaltungen
Wenn Ihre Zielgruppe lokal oder auf eine Nische ausgerichtet ist, konzentrieren Sie sich auf die eine oder zwei Plattformen, die sie am häufigsten nutzt, anstatt sich zu verzetteln. Außerdem empfiehlt es sich, einen Veröffentlichungsrhythmus festzulegen (z. B. wöchentlich → zweiwöchentlich → täglich, je näher das Event rückt), um die Dynamik aufrechtzuerhalten.
Schritt 8: Partner, Referenten und Community-Netzwerke aktivieren
Eine der am meisten übersehenen Eventmarketing-Strategien ist die Nutzung der Zielgruppen anderer. Ihre Redner-, Sponsoren-, Partner- und Community-Gruppen können Ihre Reichweite erheblich vergrößern, oft mit minimalem Kostenaufwand.
Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Partner Ihnen Zugang zu ihrer Zielgruppe gewähren, sollten Sie es ihnen so einfach wie möglich machen, Inhalte zu teilen.
- Bereitstellung von sofort einsatzbereiten Grafiken und Bildunterschriften
- Bereitstellung eindeutiger Tracking-Links oder UTMs
- Erstellung kurzer E-Mail-Vorlagen, die sie weiterleiten können
- Partner öffentlich hervorheben, um die Teilnahme zu fördern
Schritt 9: Nutzen Sie bezahlte Werbung strategisch
Bezahlte Werbung ist nicht immer notwendig, kann aber helfen, schnell neue Zielgruppen zu erreichen, insbesondere bei Veranstaltungen mit Eintrittskarten oder ambitionierten Besucherzielen.
Gängige Optionen sind:
- Soziale Anzeigen, die auf bestimmte demografische Gruppen oder Interessen abzielen.
- Retargeting-Anzeigen für Besucher der Veranstaltungsseite, die sich nicht registriert haben
- Sponsoring von Partner-Newslettern
- Lokale Veranstaltungshinweise oder Community-Plattformen
Wenn Sie in bezahlte Werbung investieren, fangen Sie klein an, testen Sie die Botschaften und verfolgen Sie die Registrierungen nach Kanal, damit Sie auf das, was funktioniert, setzen können.
Erstellen Sie Ihren Contentplan (halten Sie ihn schlank).
Für die Vermarktung einer Veranstaltung benötigen Sie keinen komplexen Redaktionsplan, sondern lediglich einige wiederverwendbare Themen, die Sie regelmäßig veröffentlichen können. Ziel ist es,
- Bewusstsein schaffen.
- Answer common questions.
- Geben Sie den Leuten einen Grund, sich jetzt und nicht später anzumelden.
Eine einfache Möglichkeit, fokussiert zu bleiben, besteht darin, 3–5 Inhaltstypen auszuwählen und diese in E-Mails, Social-Media-Posts und Partneraktionen wiederzuverwenden.
Schritt 10: Planen Sie Ihre Inhalte vor der Veranstaltung
Wählen Sie 3–5 davon aus und wechseln Sie diese in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung ab:
- Kurzvorträge: Kurze Zitate, 30- bis 60-sekündige Videoclips, kurze Einblicke in die Themen des Vortrags
- Was Sie lernen werden-Beiträge: Konkrete Erkenntnisse (Fähigkeiten, Vorlagen, Strategien), die vage Versprechungen vermeiden.
- Inhalte zur Einwandbehandlung: Häufige Hindernisse wie Zeitmangel, Preis, Reiseaufwand, Relevanz und virtuelle Logistik ansprechen.
- Hinter den Kulissen: Vorbereitung des Veranstaltungsortes, Agendaplanung, Sponsorenvorstellung, Freiwilligenporträts, Aufbautag
- Kunden- oder Teilnehmergeschichte: Eine kurze Erfolgsgeschichte eines ehemaligen Teilnehmers, Spenders, Kunden oder Partners
- Programmpunkte: Schwerpunkt jeweils eine Sitzung (insbesondere interaktive oder praktische Sitzungen).
- Countdown und Anmeldefrist: Frühbucherrabatt, begrenzte Plätze, Anmeldeschluss
Pro Tip
Alle Elemente sollten auf denselben zentralen Call-to-Action (Registrierung) ausgerichtet sein und zurück zur Veranstaltungsseite verlinken. Kontinuität ist wichtiger als Vielfalt.
Vorgefertigter Event-Marketingplan – Zeitplan
Nicht jede Veranstaltung benötigt monatelange Werbung. Ihr Zeitplan hängt von Ihrer Zielgruppe, Ihrem Budget und der Größe der Veranstaltung ab. Viele Veranstaltungen können mit einem einfachen, aber zielgerichteten Plan erfolgreich sein.
Nutzen Sie das untenstehende Rahmenwerk als Ausgangspunkt und passen Sie es Ihren Kapazitäten an.
Zweiwöchiger Zeitplan (schlank und schnell)
Ideal für: Kleine Workshops, lokale Treffen, virtuelle Veranstaltungen oder Events, die sich in erster Linie an ein bestehendes Publikum richten.
Woche 2 (Einführungswoche)
- Veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltungsseite und Ihr Anmeldeformular.
- Senden Sie eine Ankündigungs-E-Mail an Ihre Liste.
- Veröffentlichen Sie 2–3 Social-Media-Beiträge, die die Veranstaltung vorstellen.
- Bitten Sie Referenten oder Partner, die Veranstaltung einmal zu teilen.
- Beginnen Sie mit dem Sammeln von Anmeldungen und Fragen.
Woche 1 (Veranstaltungswoche)
- Poste 1–2 Erinnerungs-Updates in den sozialen Medien.
- Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail.
- Teilen Sie eine Agenda oder einen Highlight-Text des Redners.
- Senden Sie Erinnerungen am Vortag und am Tag der Veranstaltung.
Dieser Ansatz hält die Promotion einfach und schafft gleichzeitig mehrere Kontaktpunkte.
Vierwöchiger Zeitplan (ausgewogen und effektiv)
Ideal für: Mittelgroße Veranstaltungen, neue Zielgruppen oder Veranstaltungen mit bescheidenen Teilnehmerzielen.
Woche 4
- Veröffentliche die Veranstaltungsseite und versende eine Ankündigungs-E-Mail.
- Teilen Sie erste Social-Media-Beiträge.
- Stellen Sie Partnern und Referenten teilbare Materialien zur Verfügung.
Woche 3
- Inhalte zu Rednern oder zur Tagesordnung hervorheben.
- Senden Sie eine E-Mail mit Fokus auf den Nutzen (z. B. Was Sie lernen werden).
- Beginnen Sie mit der Light-Partner-Promotion.
Woche 4
- Teilen Sie Inhalte zum Umgang mit Einwänden oder einen FAQ-Beitrag.
- Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail und weisen Sie gegebenenfalls auf die Frist hin.
- Ermutigen Sie Ihre Partner, die Inhalte weiterzuverbreiten.
Woche 1
- Veröffentlichen Sie Countdown-Beiträge in sozialen Medien und letzte Erinnerungen.
- Senden Sie eine E-Mail mit der letzten Aufforderung.
- Senden Sie Erinnerungen am Vortag und am Tag der Veranstaltung.
Dieser Zeitplan sorgt für mehr Dynamik, ohne die Arbeitsbelastung wesentlich zu erhöhen.
8-wöchiger Zeitraum (erweiterte Reichweite)
Ideal für: Konferenzen, Spendenveranstaltungen, kostenpflichtige Workshops oder Veranstaltungen, die sich an neue Zielgruppen richten.
Wochen 8–6
- Veröffentlichen Sie die Veranstaltungsseite und die Ankündigung zum Start.
- Erstellen Sie SEO-freundliche Blogbeiträge zum Thema der Veranstaltung (einer ist ein guter Anfang, aber eine kurze Serie kann effektiver sein).
- Beginnen Sie mit der Öffentlichkeitsarbeit und der Kontaktaufnahme zu Partnern.
Wochen 5–4
- Teilen Sie die Highlights der Redner und Einblicke hinter die Kulissen.
- Veröffentlichung von Newsletter-Einträgen oder Community-Einträgen.
- Beginnen Sie frühzeitig damit, Feedback und Fragen zu sammeln.
Wochen 3–2
- Veröffentlichen Sie Inhalte zum Umgang mit Einwänden und Aktualisierungen der häufig gestellten Fragen.
- Sprechen Sie Besucher erneut an, die Ihre Veranstaltungsseite besucht, sich aber nicht registriert haben.
- Senden Sie eine Erinnerungs-E-Mail und Partner-Push-Benachrichtigungen.
Woche 1
- Fokus auf Countdown-Inhalte und Dringlichkeitsbotschaften.
- Versenden Sie letzte E-Mail-Erinnerungen.
- Senden Sie Erinnerungen am Vortag und am Tag der Veranstaltung.
This timeline allows you to build awareness gradually while layering in additional reach tactics.
Pro Tip
Unabhängig vom Zeitplan sollten Sie Ihre Botschaften einheitlich gestalten und alle Besucher auf dieselbe Veranstaltungsseite lenken. Wiederholung schafft Aufmerksamkeit, und Aufmerksamkeit führt zu Anmeldungen.
Wie man nach der Veranstaltung mit den Veranstaltungsteilnehmern in Kontakt bleibt
Ihre Veranstaltung endet nicht mit dem Ende des Vortrags oder dem Verlassen des Raumes. Eine durchdachte Nachbereitung unterstreicht den Mehrwert, vertieft Beziehungen und führt interessierte Teilnehmer zu sinnvollen nächsten Schritten.
Eine einfache Herangehensweise besteht darin, die Zielgruppe in drei Gruppen zu unterteilen: diejenigen, die teilgenommen haben, diejenigen, die nicht teilgenommen haben, und diejenigen, die ein starkes Interesse gezeigt haben.
Nachbereitung mit den Teilnehmern
Beginnen Sie mit einer Botschaft, die den Wert der Teilnahme unterstreicht und die Dynamik aufrechterhält.
Eine einfache Anschlussfrage könnte Folgendes beinhalten:
- Eine Dankesnachricht: Eine kurze Notiz, in der man seine Wertschätzung ausdrückt, plus eine ein- oder zweisätzige Zusammenfassung.
- Eine Wiedergabe oder ein Ressourcenlink: Folien, Aufzeichnungen, Arbeitsblätter oder ausgewählte Links
- Drei zentrale Erkenntnisse: Die wichtigsten umsetzbaren Einsichten aus der Veranstaltung hervorheben
- Ein klarer Handlungsaufruf für den nächsten Schritt: Demo buchen, Testversion starten, Ressource herunterladen oder Ihrer Community beitreten.
Die Botschaft sollte prägnant und leicht verständlich sein. Ziel ist es, den Teilnehmern zu helfen, wichtige Erkenntnisse erneut zu betrachten und sie gleichzeitig zu einem natürlichen nächsten Schritt zu führen.
Nachfassen bei Nichterscheinen
Diejenigen, die nicht erschienen sind, haben durch ihre Registrierung dennoch Interesse gezeigt. Betrachten Sie dieses Segment daher als aktiv und nicht als verloren.
Ihre Nachfassaktion kann Folgendes umfassen
- Schade, dass wir Sie verpasst haben-Nachricht: Freundlich und unaufdringlich
- Was Sie verpasst haben – Stichpunkte: Wichtigste Höhepunkte oder Ergebnisse der Veranstaltung
- Highlights mit Wiederholungen und Zeitstempeln: So gelangen Sie schnell zu den wichtigsten Spielmomenten.
- Gleicher Handlungsaufruf wie bei den Teilnehmern: Als Chance formuliert (Wenn dies für Sie Priorität hat…)
Dieser Ansatz hält die Tür offen und wandelt Nichterscheiner oft im Nachhinein in engagierte Teilnehmer um.
Nachfassen bei Teilnehmern mit hohem Interesse
Als besonders interessierte Teilnehmer gelten diejenigen, die klare Engagementsignale zeigten, wie z. B. das Stellen einer Frage, das Herunterladen von Ressourcen oder das Bleiben bis zum Schluss.
Eine einfache Folgestruktur für sie könnte wie folgt aussehen:
- Persönlicher Bezug zu ihrer Handlung: Erwähnen Sie die Frage, die sie gestellt haben, die Ressource, die sie heruntergeladen haben, oder die Sitzung, an der sie teilgenommen haben.
- Kurze Nutzenaussage: Betonen Sie, wie Sie bei ihrem konkreten Ziel oder ihrer Herausforderung helfen können.
- Schnellzugriff auf Handlungsoptionen: Einen Rückruf buchen, das Ziel mitteilen, eine Empfehlung anfordern oder auf eine maßgeschneiderte Ressource zugreifen
- Reibungsverluste reduzieren: Bieten Sie eine Schnellantwortoption oder 2–3 Terminplanungsoptionen an.
Selbst eine kurze, personalisierte Nachricht kann die Konversionsrate erheblich steigern und den Beziehungsaufbau nach einem Event fördern.
Mit klaren Zielen und einem fokussierten Trichter wird Ihr Event-Marketing-Plan zu einem wiederholbaren Wachstumsmotor.
Vereinfachen Sie Ihren Event-Marketing-Workflow mit Jotform
Die Verwaltung von Anmeldungen, Teilnehmerbefragungen, Erinnerungen und Nachfassaktionen über verschiedene Tools kann schnell unübersichtlich werden, insbesondere für kleine Teams. Mit Jotform erstellen Sie personalisierte Anmeldeformulare, betten diese auf Ihrer Veranstaltungsseite ein, automatisieren Bestätigungs-E-Mails und Erinnerungen und sammeln Feedback nach der Veranstaltung – alles an einem Ort.
Durch die Zentralisierung Ihres Event-Workflows verbringen Sie weniger Zeit mit der Logistik und mehr Zeit damit, Ihren Teilnehmern ein fesselndes Erlebnis zu bieten. Testen Sie Jotform noch heute kostenlos.
Dieser Leitfaden richtet sich an Veranstalter in kleinen Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und schlanken Teams, die eine wiederholbare Methode benötigen, um Plätze zu füllen und nicht nur die Logistik zu planen, egal ob Sie einen Workshop, ein Webinar, eine Spendenaktion, ein Community-Treffen oder eine Produktveranstaltung bewerben.
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