Gmail'de mail taslağı nasıl gönderilir: Yapay zeka ile taslakları otomatikleştirin

Bazen e-postanızı hemen göndermek için hazır olmayabilirsiniz. Metindeki yazım hatalarından, belirli anahtar kelimelerin spam olarak işaretlenmesinden veya gönderici tarafından geri çevrilmesinden endişe duyuyor olabilirsiniz. Mail taslağının güzelliği de burada ortaya çıkar — yazdıklarınızı kaydedebilir ve ince eleyip sık dokuduktan sonra daha sonra gönderebilirsiniz.

İşleri bir adım daha ileri götürürseniz, daha verimli e-posta iş akışları oluşturmak için taslakları ve Jotform Gmail Asistanı gibi Gmail otomasyon araçlarını bile kullanabilirsiniz. Tüm bunlar ve daha fazlası bu kullanışlı kılavuzu takip ettiğinizde…

Mail taslağı nedir?

Mail taslağı veya e-posta taslağı, daha sonra göndermek üzere otomatik veya manuel olarak kaydedilen bir e-posta mesajının tamamlanmamış halidir.

Birçok kişi e-postalarını yazıp hemen gönderirken, mail taslağı kaydetmek özellikle şu durumlarda çok yararlı olabilir:

• Daha sonra incelemek üzere mesajların taslağını hazırlamak.
• Göndermeden önce bir mesaj hakkında ekip geri bildirimi toplamak.
• Yaygın mesajlara rutin yanıtları planlamak veya hazırlamak.
• Yarım yazılmış müşteri tekliflerini daha sonra düzenlemek üzere kaydetmek.

Mail taslağı nasıl gönderilir

Mail taslağınızı göndermeye hazırsanız, kullandığınız cihaza göre şu adımları izleyin. 

Masaüstü için Gmail

1. Bilgisayarınızda Gmail’i açın ve ekranın sol tarafındaki menüde “Taslaklar”a tıklayın. Bu, Gmail hesabınızda kayıtlı olan tüm taslakların listesini açacaktır.
2. Göndermek istediğiniz taslağı konu satırı ve önizleme metnine göre bulun veya aradığınız taslağı bulmak için arama çubuğunu kullanın. Aramanızı daraltmak için taslak listesinin üzerindeki filtreleri kullanabilirsiniz. 
3. Taslağı açmak için üzerine tıklayın. 
4. Yeni bir e-postayı düzenlerken yaptığınız gibi gerekli düzenlemeleri yapın. 
5. Hazır olduğunuzda “Gönder”e tıklayın. Alternatif olarak, “Gönder”in yanındaki aşağı oku kullanarak taslağınızı daha sonraki bir zamanda gönderilmek üzere planlayabilirsiniz.

Gmail mobil uygulaması

1. Mobil cihazınızda Gmail uygulamasını açın ve ekranın sol üst köşesindeki menü simgesine (üç düz çizgi) dokunun.
2. Açılan menüde “Taslaklar”a tıklayın. “Gönderildi”nin altına kaydırmanız gerekebilir.
3. Göndermek istediğiniz taslağı arama, filtreler veya sadece kaydırarak listeden bulun. Gmail’de e-postaları nasıl filtreleyeceğinizi öğrendiğinizde, doğru taslakları hızlıca bulmak için aynı becerileri kullanabilirsiniz. 
4. Taslağa tıklayın ve gerekirse herhangi bir yeni e-postada yaptığınız gibi düzenleyin. Göndermeden önce konu satırını, alıcıları veya gövde içeriğini değiştirebilirsiniz.
5. Göndermeye hazır olduğunuzda, ekranın üst kısmındaki ataş simgesinin sağında bulunan kağıt uçak simgesine dokunun. 

Gmail’in mail taslağını başkalarıyla paylaşmak için yerleşik bir aracı yoktur, ancak işbirlikçi gelen kutusunda birlikte çalışabilirsiniz. İşbirlikçi gelen kutusuna girdikten sonra, her grup üyesi (gerekli izinlere sahipse) görüşmeleri takip edebilir, yanıtlayabilir ve diğer grup üyelerine atayabilir. Ya da üçüncü taraf e-posta pazarlama araçlarını kullanarak Gmail taslak işbirliğini keşfedin. 

En iyi uygulamalar ve ipuçları

Gmail taslakları oluştururken ve kaydederken, e-posta sürecinizi daha da sorunsuz hale getirmek için bu önemli ipuçlarını uyguladığınızdan emin olun. 

• Taslakları etiketlerle düzenleyin: Daha sonra aradıklarınızı bulmayı kolaylaştırmak için taslakları etiketleyin (örneğin “Onay Bekliyor”).
• Taslakları şablonlara dönüştürün: Aynı mesajı tekrar tekrar gönderdiğinizi fark ederseniz, her seferinde sıfırdan yazmayı bırakın. Bunun yerine, tekrarlanan mesajları Gmail şablonları olarak kaydedin.
• Gmail zamanlanmış gönderim taslakları kullanın: Zamanlanmış gönderim ile mail taslağını tamamlayabilir ve gelecekte otomatik olarak gönderilmesi için bir zaman ayarlayabilirsiniz. Belirlediğiniz zamana kadar kuyrukta kalacaklardır. 
• Hatırlatıcılar ayarlayın: Taslak incelemelerini hatırlatmak için Google Görevler veya Takvim kullanın.
• Taslakları düzenli olarak temizleyin: Düzenli kalmak için eski taslakları silin.
• Göndermeden önce iki kez kontrol edin: Çok geç olduğunda, az önce gönderdiğiniz mesajda bir şeyi unuttuğunuzu veya hata yaptığınızı fark etmek en kötü duygudur. Bir mail taslağında “Gönder”e tıklamadan önce alıcıları, ekleri ve tonu doğrulayın.
• Etkili bir şekilde işbirliği yapın: Geri bildirim gerektiren bir mail taslağının bölümlerini yorumlayın veya vurgulayın.

Gmail asistanlarıyla taslak yönetimini otomatikleştirin

İş akışlarınızı hızlandırmak ve mail taslağı yönetimini kolaylaştırmak için Yapay Zeka Asistanlarından yararlanın. En iyi yapay zeka e-posta asistanını kullanmak, aşağıdakiler gibi avantajlarla e-posta sürecinizi baştan sona iyileştirmenize yardımcı olacaktır:

• Anında otomatik taslak yanıtlar: Gmail yanıtlarını nasıl otomatikleştireceğinizi merak ediyorsanız, bu Gmail iş akışı otomasyon aracı cevaptır. Jotform Gmail Asistanı, gelen e-postalara saniyeler içinde yanıt taslakları hazırlar — yanıt süresini saatlerden saniyelere düşürür.
• Markanıza sadık kalın: Asistan, geçmiş e-postalarınızı, tonunuzu ve şablonlarınızı öğrenir, böylece her taslak şirket tarzınıza ve politikalarınıza uygun olur.
• Tekrarlayan işleri azaltın: Araç, yaygın soruları ve istekleri otomatik olarak ele alır, böylece artık kalıplaşmış yanıtları kopyalayıp yapıştırmanıza gerek kalmaz.
• İnsan denetimli kontrol: Jotform Gmail Asistanı otomatik olarak taslaklar oluşturur ancak onayınız olmadan göndermez. Bu şekilde doğruluğu ve güveni koruyabilirsiniz.
• Gereksiz taslak yok: Asistan, yanıt gerektirmeyen e-postaları akıllıca filtreler, böylece taslak listeniz önemli olana odaklanır.
• Akıllı gelen kutusu organizasyonu: Mail taslağına otomatik olarak öncelik etiketleri (örneğin “Yüksek Öncelik”, “Yanıt Bekliyor”) oluşturur ve uygular, böylece önemli başlıkların inceleme için önceliklendirilmesini sağlar.

Gmail otomasyon araçlarını kullanmak tutarlılığı artırmanıza da yardımcı olacaktır. Otomatik taslaklar sayesinde, ulaşan her müşteri — birden fazla asistan veya ekip üyesi arasında bile — güvenilir, net ve markaya uygun bir yanıt alır. Ayrıca, Jotform Gmail asistanı web Chatbot Asistanınızla aynı bilgi tabanını kullanır, böylece müşteriler e-posta veya sohbet yoluyla iletişim kursalar da tutarlı yanıtlar alırlar. Bu tür çapraz kanal tutarlılığı, yüksek kaliteli müşteri hizmeti için olmazsa olmazdır. 

Bunun gibi yeni bir aracı kurma ve nasıl kullanacağınızı öğrenme konusunda endişeleniyorsanız, endişelenmeyin. Jotform Gmail Asistanı, OAuth aracılığıyla sorunsuz kurulum için tasarlanmıştır. Gmail hesabınızı herhangi bir şifre paylaşımı veya karmaşık entegrasyon olmadan dakikalar içinde bağlayabilirsiniz. 

Gmail iş akışınızı otomatikleştirin

Mail taslağı göndermek ve paylaşmak basittir. Tek yapmanız gereken taslağı açmak, gerekli alanları doldurmak ve gönder’e basmak. Ancak, yapay zeka araçları ve gelişmiş özelliklerle taslak yönetimini zamandan tasarruf sağlayan ve kolaylaştırılmış bir sürece dönüştürebilirsiniz. İster tek başınıza ister bir ekibin parçası olarak çalışıyor olun, bu araçlardan yararlanmaya değer. 

Üretken kalmak ve verimli iletişim kurma fırsatını asla kaçırmamak için Jotform Gmail Asistanı gibi otomasyonu keşfetmeye başlayın.